Otevřít

Několik rad projektového manažera pro hladký průběh implementace

7. září 2009

Pokud se ve světě internetových obchodů již nějakou dobu pohybujete, jistě už máte své zkušenosti s tím, jak vypadá taková implementace prodejního systému. V některých případech je průběh zcela hladký a bezproblémový, jindy jej doprovázejí takřka porodní bolesti, protože teprve během implementace dochází k vyjasňování zákazníkových potřeb.

Pro ty z vás, kteří uvažují o tom, že by si nějaký e-shop pořídili, jsme připravili zajímavý rozhovor s klíčovou osobou, která má komunikaci mezi zákazníky a programátory po celou dobu implementace e-shopu na starosti. Je jím jeden z našich hlavních projektových manažerů, Ing. Radek Martinka.

Existuje v kostce nějaký postup nebo pár dobrých rad, jak by se dal rychle a bez problémů implementovat nový e-shop?

Jednoduchý a obecný postup samozřejmě neexistuje. Většinou řešíme případ od případu. Za dobu, kterou se pohybuji v této oblasti, bych určitě mohl zmínit pár nasbíraných užitečných rad, které mohou implementaci celého projektu výrazně usnadnit. Obecně lze průběh projektu rozdělit do pěti fází. První se týká přípravy grafického návrhu, druhá vyplnění implementačního formuláře, třetí fáze je o testování zkušební verze, čtvrtá zahrnuje dodatečné úpravy a pátá přesunutí e-shopu do ostrého provozu.

Můžete rozvést, na co by se měl zákazník zaměřit v první fázi? Tedy konkrétně v momentě přípravy grafického návrhu pro e-shop?

Záleží na tom, jestli si zákazník dodá vlastní grafický návrh nebo to nechá na nás. Samozřejmě máme ve firmě kvalifikované pracovníky, kteří mají dlouhodobé zkušenosti s vytvářením webové grafiky. To bych rád doporučil každému klientovi, aby si pro realizaci svého grafického návrhu vybral zkušeného profesionála. Častokrát se nám totiž stává, že je nutné dodaný návrh několikrát vracet a předělávat, protože nesplňuje základní technické požadavky na tvorbu šablony. Potom samozřejmě dochází ke zpoždění celého projektu, protože my bez něj nemůžeme začít programovat. Další důsledky už si jistě dokážete představit sami.

V případě, že už máte hotový grafický návrh, můžete začít s programováním? Nebo potřebujete od zákazníka ještě něco dalšího?

Naše zkušenosti z předchozích implementací jsme zúročili v implementačním formuláři, o jehož vyplnění žádáme každého zákazníka ještě před začátkem implementačních prací. Vlastně je to druhá fáze projektu, hned po dodání kompletního grafického návrhu. Správné odpovědi na naše otázky mohou totiž celý průběh projektu výrazně usnadnit. S vyplněním formuláře velmi rádi našim zákazníkům pomůžeme a zodpovíme i jakékoliv další otázky k průběhu implementace. Rád bych upozornil na to, že některá přání zákazníka mohou znamenat úpravy v ERP systému, tudíž bude třeba, aby se na projektu podílela ještě třetí strana, tedy dodavatel ERP systému. V takovém případě bude nejspíše třeba upravit harmonogram celého projektu.

Co se bude dít ve třetí fázi implementace? Máte nějaké dobré rady i pro tento okamžik projektu?

Dalším krokem bude předání zkušební verze zákazníkovi. To je velmi důležitý moment celého projektu. Říká se, že jednou vidět znamená více než mnohokrát teoreticky diskutovat. V této fázi je velmi důležité, aby zákazník zkušební verzi dobře prozkoumal a rychle reagoval na její podobu a stav, případně na naše dotazy. Rychlé a přesné reakce totiž maximálně urychlí celou implementaci. Proto také zákazníkovi jednou týdně posíláme jednoduchý report se stavem projektu. Klíčovým místem většiny implementací je obecně propojení s ERP systémem. Proto bych rád doporučil všem zákazníkům aktivně přistupovat i k této „třetí“ straně projektu.

Proč jsou součástí každé implementace dvě hodiny víceprací zdarma? A jak to probíhá v praxi?

Občas se stává, že si zákazník po zhlédnutí výsledku uvědomí, že potřebuje do e-shopu integrovat ještě něco dalšího, například nějakou další funkci, která mu obchodování výrazně usnadní. Občas má výhrady ke grafické podobě nebo si přeje upravit zadání. Proto je součástí každého projektu tato dvouhodinovka, ve které se snažíme vyladit všechny detaily projektu. V této fázi se vždy zákazníkům snažím „vymluvit“ jakoukoliv odlišnost od toho, co je v e-shopech v daném oboru obecně obvyklé. Uživatel totiž odlišnost většinou špatně pochopí nebo nepochopí vůbec, a pak je nezbytné provést další zakázkové úpravy.

V poslední fázi implementace dochází k předání hotového díla. Na co by si měli dát zákazníci od tohoto okamžiku pozor? Nebo jak by měli postupovat dál? V momentě kdy dílo předáte, už se o ně nebudete dál starat?

To je jen obecně rozšířený omyl. Odsouhlasení a podepsání předávacího protokolu je nezbytné k přesunutí hotového díla do ostrého provozu. Jakékoliv zbytečné oddalování projektu bude jen zákazníka zdržovat od toho hlavního, od prodeje. I po podepsání předávacího protokolu se na dílo vztahuje záruka. Dobrý e-shop se vždy rozvíjí a reaguje na potřeby svých návštěvníků, takže po předání díla řešíme připomínky, reklamace a rozvíjíme e-shop spolu se zákazníkem. Požadavky a připomínky vyřizujeme mnohem rychleji, než nám ukládá smluvní vztah, takže se zákazník nemusí vůbec ničeho obávat.

Rozhovor připravila Jana Oborná