Desatero dobré tiskové zprávy
1. Pište jen o důležitých věcech
Pokud je na začátku úvaha „Dlouho se o nás nepsalo, měli bychom něco dát dohromady“, zapomeňte na jakoukoliv zprávu. Sami si uvědomte, kolik článků v novinách nebo na internetu přeskakujete. Co tedy mají žurnalisté rádi? Konkrétní údaje. Čísla, statistiky, průzkumy, procenta. Také žhavé novinky, které ale musí zajímat více lidí než jen vás a vaši rodinu.
2. Zjistěte si, komu píšete
Udělejte si seznam médií, kde byste se chtěli objevit. Poté se podívejte na oborové články a vyhledejte si autora. Výborně – máte konkrétní jméno, na základě kterého identifikujete kompletní e-mailovou adresu.
3. Dodržujte pevnou strukturu
Na začátku je vždy titulek, po kterém následuje perex (ten má na začátku datum a město, kde sídlí vaše firma). To je pár řádků tučně, na kterých shrnete obsah celé tiskové zprávy. Vašemu sdělení dost pomůže struktura na odstavce a mezititulky. Konec by měl patřit informacím o vaší firmě a samozřejmě kontakt na odesílatele.
4. Nepřehánějte to s velikostí příloh
Pokud je součástí vaší zprávy i nějaký graf nebo obrázek, buďte rozumní a nepřehánějte to s jeho rozlišením a velikostí. Obecně platí, že každý e-mail by se měl vejít do 5 MB. Samozřejmě vám nic nebrání do zprávy vložit odkaz na externí úložiště s přílohami v maximálním rozlišení.
5. Zapomeňte na PDF
Tiskovou zprávu posílejte ideálně jako textový soubor s příponou .doc, nebo .docx. Nespoléhejte, že všichni redaktoři budou mít nejnovější verzi vámi používaného programu. Stejně tak můžete sdělení napsat přímo do těla e-mailu. I toto je povoleno, někým i doporučováno. Nikdy však zprávu neposílejte jako PDF. Adresátovi pouze přiděláte práci s vykopírováváním textu a jeho formátováním. Takže ještě jednou: Zapomeňte na PDF.
fotka 1
6. Zvolte vhodný rozsah
Ten je maximálně 2 normostrany. Víc ani ťuk. Novináři pracují ve zrychleném režimu a pokud uvidí velké množství textu, nebudou se jím chtít prokousávat. Pokud máte na srdci víc věcí, rozdělte je raději do více zpráv. Pokud víte, že má oslovené médium i Facebook nebo Twitter, můžete zaslat zprávu upravenou na míru pro ně.
7. Vyhýbejte se superlativům, klišé a frázím
Buďte věcní. Novináři jsou z velké míry chytří lidé a umí číst mezi řádky. Takže pokud napíšete, že vaše služba je Revoluční počin na mnoha platformách, který z vás udělá jedničku na trhu, pomyslí si svoje a vaše zpráva jde do koše. Čemu všemu se tedy vyhnout? Přečtete si tento kratičký výběr: www.linkedin.com/pulse/fraze.
8. Sledujte PR-ciny public relations
Protože jistě máte svůj LinkedIn profil, vyplatí se hltat dobré rady Bohuslava Bohuňka. Vtipně, přesto věcně tepe do nešvarů, kterými ho zásobují agentury i firmy ve svých PR sděleních. Pokud budete mít štěstí, v této skupině se jako předmět jeho zájmu nikdy neobjevíte: www.linkedin.com/groups/pr-ciny (pro zobrazení obsahu stránky musíte být členy skupiny nebo o členství požádat, každopádne to za to stojí).
9. Věnujte pozornost průvodnímu e-mailu
Stejně jako u e-mailingu – musíte zaujmout hned na začátku, jinak zpráva letí do koše. Takže si dejte záležet na předmětu, který však musí obsahovat spojení „Tisková zpráva:“ nebo „TZ:“. Stejně tak v e-mailu krátce shrňte, co je ve vaší zprávě obsaženo a proč by si ji měl novinář otevřít. Nechte si pomoct právě od specialisty na e-mailing nebo textaře, pokud ho máte k dispozici. A pozor na bod 7!
10. Buďte na příjmu
Neexistuje, abyste odeslali tiskovou zprávu a odjeli na dovolenou. Minimálně jeden nebo dva dny poté byste měli mít přístup k e-mailu, abyste mohli poslat případné doplnění a detaily, na které jste zapomněli, nebo po nich novinář touží. Dost často jsou informace potřeba v řádu hodin – zařiďte se podle toho.
